名簿のデータ入力と横断幕作成にかかる学校負担

毎月一回、学校運営評議員とは別に校務負担軽減のボランティアに行かせていただいています。

この実際の学校現場を第三者から見るというのはすごく大事な情報収集で、何に困っていて、どのように改善できそうなのか？を気付くことができます。

今回も二つの視点で気付きを得ました。

新入生名簿はなぜ手書きでないといけないのか？

学校の校務負担として一番やり玉に挙げられるのは名簿関係だと思っています。

保護者としては一枚書けばいいだけなので、全然問題ないんですが、学校の先生としては集める手間と、その紙を見ながら一枚一枚Excelに入力しなければいけません。

アンケートをネットからにすれば、csvデータダウンロードでコピペでポンで5分くらいで終わることをいちいち全部手打ちで入力しなければいけないのです。

この手打ちというのが厄介で僕の入力スピードで2時間ほどかかりました。

また、名簿は1年ごとにクラス替えが起こったりして、データを移動させるのが非常に難解です。

何度も確認をして、作らなければならないのと、名簿は一つだけではなく、複数個あったりして、名簿だけで1週間以上はかかるのではないか？と思うくらいの量です。

さらに名簿は個人情報なので迂闊にボランティアに頼むわけにもいかない案件です。

この辺り、ExcelのVBAを駆使してシステムを作ったりできればなぁと感じています。

横断幕って分かりますか？

横断幕は学校で作る機会が非常に多い、案件の一つです。

特に拡大印刷ができる学校は地方では重宝され、「印刷して欲しい」と集まって来ます。

ただ、拡大印刷は一筋縄ではいかない案件で、今回お願いされた縦4mの横断幕を作ってほしいという依頼は簡単にはこなせません。

意外とパソコンの知識が必要で、ページ設定なども工夫しないとできなかったり、Wordや、PowerPointをうまく使わないとできません。

データを作ること自体はそんなに難しくないのですが、どのように設定するかは考えないと紙が無駄になります。

こちらも横断幕の作り方まで記載したページがあれば助かりそうだなーという気付きを得ました。

できたら、こういう情報交換も盛んに行って、いろんな負担軽減ができたらいいなと…。

そういうコミュニティを作っていますので、できたらお知らせします。